Folha de pagamento: tudo o que você precisa saber

Por Fernanda Santos

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Quem trabalha com carteira assinada com certeza sabe o que é um holerite. O demonstrativo chega no fim do mês mostrando tudo o que foi recebido e descontado do salário. Para o trabalhador, não restam muitas dúvidas. Mas e para o empregador?

Nem sempre é fácil entender a grande variedade de impostos, leis e informações trabalhistas que incidem sobre o pagamento de cada funcionário. Essa é uma tarefa difícil para quem não tem conhecimento de matemática financeira, contabilidade ou administração de pessoal (DP), uma área que pode responder ao departamento de Recursos Humanos (RH) ou ao financeiro de uma empresa.

Por isso, a maior parte dos empreendedores busca ajuda especializada para fechar os pagamentos dos funcionários. Mas, ainda assim, é interessante que o dono do negócio entenda tudo que está sendo pago ou descontado mês a mês. Dessa forma, é possível conferir se os cálculos estão certos e ter uma noção melhor da vida dos empregados.

Para ajudar, fizemos um guia com tudo o que você precisa saber sobre a folha de pagamento da sua empresa. Confira:

O que é a folha de pagamento

A folha de pagamento de uma empresa nada mais é do que a lista de remunerações mensais de todos os funcionários. Basicamente, as informações e atividades trabalhistas dos colaboradores são convertidas em dados contábeis para que o empregador saiba quanto será o salário bruto e líquido de cada um deles – á subtraídos todos os descontos.

Esses dados incluem informações como horas extras trabalhadas no mês, adicionais diversos, descontos de vale-refeição, convênio de saúde e vale-transporte, fora os encargos e impostos previstos na lei trabalhista. Em outras palavras, é a folha de pagamento que faz a ponte financeira entre governo, empresa e funcionário.

Por que a folha de pagamento é importante?

A folha de pagamento dos funcionários é uma obrigação legal de todas as empresas e comprova que o empregador está respeitando a legislação trabalhista. Mensalmente, elas precisam ser documentadas e arquivadas em um histórico, sempre com dados atualizados e organizados. Para isso, é indicado ter um bom sistema de gestão de folha.

Esse registro também é muito importante para o funcionário. Os holerites são frequentemente usados como forma de comprovar renda em pedidos de financiamentos e contratos de aluguel, por exemplo. Para quem vai se aposentar, a folha é uma forma de confirmar o tempo de contribuição com a Previdência Social.

Como elaborar uma folha de pagamento?

Como comentamos, elaborar uma folha de pagamento não é uma tarefa simples. Os números que chegam ao holerite já são uma tradução de cálculos complexos, porcentagens e códigos específicos de cada área de atuação. Tudo isso envolve conhecimentos sobre Recursos Humanos (RH), matemática financeira na área de contabilidade e leis trabalhistas.

Os escritórios especializados normalmente têm softwares que ajudam muito nessa tarefa, mas não existe uma única fórmula para fazer os cálculos. Independentemente de como for elaborada, toda folha deve conter as seguintes informações.

  • Nome do funcionário;
  • Cargo;
  • Salário bruto;
  • Demais proventos previstos em lei;
  • Frequência de trabalho: faltas, afastamentos e atrasos;
  • Descontos de encargos sociais e Imposto de Renda (IR);
  • Forma de pagamento e data em que estará disponível.

O que entra na folha de pagamento?

Em linhas gerais, uma folha de pagamento inclui proventos e descontos. Provento é tudo o que o funcionário tem a receber da empresa, incluindo o próprio salário. Já os descontos representam tudo o que é subtraído dos proventos, como impostos, contribuições, descontos por faltas, coparticipação em benefícios, entre outros. O resultado dessa conta é o salário líquido do funcionário.

Proventos:

O principal provento é o próprio salário do empregado. Fora isso, há alguns pagamentos previstos em lei que podem também compor a folha de pagamento. Os mais importantes são:

– Horas extras;

– Adicional noturno;

– Adicional por insalubridade;

– Comissão;

– Salário família;

– 13º salário;

– Férias + 1/3 de salário adicional;

– Bônus ou PLR ou PPR;

– Repouso semanal remunerado ou DSR (Descanso Semanal remunerado).

Descontos:

Alguns descontos da folha de pagamento são opcionais e variam de empresa para empresa. Outros, como encargos sociais e Imposto de Renda, devem ser obrigatoriamente repassados do empregador ao governo todos os meses. Os descontos mais comuns são:

  • Por faltas e atrasos

O empregador tem a opção de descontar da folha de pagamento dos funcionários as faltas e os atrasos que ocorreram ao longo do mês e não foram justificadas. É o caso de trabalhadores que faltam alegando problemas de saúde, mas não providenciam um atestado médico que comprove a incapacidade de cumprir as tarefas.

Esse desconto deve ser o primeiro a ser feito na folha, pois todos os outros serão baseados no salário correspondente ao número de horas trabalhadas no mês.

  • Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS)

Funcionários e empregadores da rede privada devem contribuir todos os meses com o INSS, órgão do governo responsável pelo pagamento dos benefícios da Previdência Social, incluindo:

  • aposentadoria por tempo de contribuição, por idade ou por invalidez;
  • pensão por morte;
  • auxílio-doença;
  • auxílio-acidente;
  • salário-maternidade;
  • salário-família;
  • reabilitação profissional;
  • 13º salário das pensões e aposentadorias.

O valor que o empregador paga todos os meses ao governo, por meio da guia GPRS, é chamado de cota patronal do INSS, e tem alíquota de 12% sobre o salário do trabalhador. Essa é a maior despesa da empresa com encargos sociais.

Já a porcentagem que compete ao funcionário varia de acordo sua faixa salarial, ou seja, é dividida por alíquotas. O desconto é feito diretamente na folha de pagamento.

  • Quem ganha até R$ 1.751,81 contribui com 8%;
  • Quem ganha de R$ 1.751,81 a R$ 2.919,72 contribui com 9%;
  • Quem ganha de R$ 2.919,72 a R$ 5.839,45 contribui com 11%.

O teto da contribuição é de R$ 642,34, mesmo que o salário do colaborador seja superior a R$ 5.839,45.

  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

O FGTS é um fundo que serve para amparar o trabalhador em caso de demissão, doença ou para ajudá-lo a financiar a casa própria. Para compor esse fundo, os empregadores devem pagar uma guia chamada GRF com valor correspondente a 8% do salário do funcionário. Essa despesa é obrigatória e não pode ser descontada do empregado.

Funcionários que são demitidos podem sacar todo o FGTS referente ao tempo trabalhado na respectiva empresa e ainda recebem uma multa de 40% sobre o valor do fundo. Quem pede demissão só pode fazer o saque 3 anos após a data de finalização do contrato de trabalho, caso não tenha a carteira de trabalho assinada durante esse período, ou nos casos especiais que incluem algumas doenças e financiamento da casa própria. Os trabalhadores que conseguem fazer um acordo com os empregadores têm direito a receber 20% da multa do FGTS e resgatar 80% do fundo.

  • Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

O IR retido na fonte é um desconto do salário repassado diretamente do empregador ao governo, por meio do pagamento da DARF, sem passar pela conta do funcionário. Brasileiros que ganham até R$ 1.903,98 são isentos e não precisam pagar o IR sobre o salário. Acima desse valor, a alíquota de desconto varia. Além disso, é importante saber que existe uma parcela de dedução em cada uma dessas faixas, ou seja, sobre o valor final do imposto a ser pago é preciso subtrair uma quantia.

  • R$ 1.903,99 a 2.826,65: 7,5% (dedução de R$ 142,82);
  • 826,66 a 3.751,05: 15% (dedução de R$ 354,80);
  • 751,06 a 4.664,68: 22,5% (dedução de R$ 636,13);
  • Acima de 4.664,68: 27,5% (dedução de R$ 869,36).

Lembrando que o cálculo do IR não é feito sobre o salário bruto e sim sobre o valor que fica após uma série de deduções, como INSS, dependentes, pensão alimentícia e previdência privada. A fórmula utilizada seria mais ou menos essa:

Imposto de Renda Mensal = {[Total de vencimentos – Deduções (INSS, dependentes, pensão alimentícia, previdência privada)] x Alíquota} – Parcela a deduzir.

  • Benefícios

Sempre que for uma necessidade do funcionário, a empresa deve obrigatoriamente pagar a ele o vale-transporte, que cobrirá o transporte entre a residência e a empresa, independentemente da distância percorrida diariamente.

Outros benefícios, como vale-refeição, vale-alimentação, vale-combustível, plano de saúde ou odontológico são opcionais. Contudo, como são bastante valorizados pelos funcionários, normalmente um ou mais deles acabam inclusos no contrato de trabalho.

No caso dos benefícios, fica a critério do empregador descontar ou não uma porcentagem do salário. O desconto máximo do vale-transporte, previsto em lei, é de 6%.

Como economizar na folha de pagamento

Não há como fugir dos encargos sociais e demais direitos trabalhistas inclusos na folha de pagamento dos funcionários. Contudo, é possível fazer alguns ajustes para reduzir os custos, que, no Brasil, ficam bem pesados para o empregador. Algumas dicas são:

  •  Diminua as horas extras

Se os funcionários estão fazendo muitas horas extras mensais, é preciso entender o motivo e descobrir se esse tempo a mais de trabalho é mesmo necessário. Com alguns ajustes na organização da equipe e redistribuição das tarefas pode ser que o empreendedor consiga aumentar a produtividade, reduzir o tempo de trabalho e economizar não só com a folha de pagamento, mas também nos descontos do FGTS (que levam em conta as horas extras).

Além disso, com uma menor carga horária dos funcionários, a empresa economiza em água, energia e outras despesas relacionadas.

  • Faça um banco de horas

Se as horas extras forem indispensáveis, uma sugestão é consultar o sindicado do segmento para saber se você pode substituí-las por um banco de horas. Assim, o funcionário consegue descansar mais e o empregador alivia a folha de pagamento.

  • Repense as demissões

Demitir funcionários antigos para contratar mais jovens, por menores salários, nem sempre é uma boa ideia. Isso porque os custos da demissão são altos, incluindo acertos de férias e horas extras, proporcional de 13º, bônus e ainda a multa do FGTS.

Além disso, haverá todos os custos de contratação do novo funcionário e treinamentos necessários para que ele aprenda a tarefa que o trabalhador antigo já sabia fazer bem.

  • Terceirize a mão-obra

Outra forma de economizar na folha de pagamento é contratando parte dos funcionários como pessoas jurídicas, sem vínculo empregatício, ou terceirizando algumas tarefas. Esses dois modelos alternativos de contrato seguem leis diferentes e não incluem os encargos sociais que mais oneram as folhas.

Contudo, é indicado sempre pedir ajuda para profissionais da área jurídica e de contabilidade para entender o que a legislação permite ou não fazer no seu tipo de negócio.

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