O empreendedor brasileiro sente todos os dias na pele os efeitos da burocracia nos negócios. Felizmente, aos poucos, o governo vem dando importantes passos para facilitar a vida dos empresários, que movimentam o mercado gerando emprego e renda.

Uma dessas iniciativas é o Danfe, acrônimo para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Algo que pode facilitar a vida dos donos de empresas, sobretudo daquelas que precisam fazer a entrega de suas mercadorias, uma vez que os veículos de transporte não podem mais rodar sem esse documento sob pena de multa.

Por esse motivo, veja tudo o que é importante saber sobre esse documento.

Danfe: O que é?

O Danfe nada mais é do que uma versão gráfica, impressa e simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Nesse papel constam os principais dados do documento fiscal, incluindo a chave de acesso (uma espécie de senha numérica com 44 algarismos) para que seja possível fazer a consulta da própria NF-e de modo mais fácil e rápido no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) da respectiva unidade da federação ou subsidiariamente no Portal Nacional.

Além disso, o Danfe apresenta ainda um código de barras bidimensional que também busca facilitar a checagem das informações contidas na NF-e pelos fiscais, vendedores, compradores e outros eventuais intermediários do processo.

O que é Danfe online?

O Danfe também tem uma versão online que pode ser enviada digitalmente para o destinatário no caso de compras online em que, por exemplo, a pessoa que pagou pelo serviço não seja a mesma que vai usufruir ou receber a mercadoria ou produto. Muitas pessoas, porém, se referem ao Danfe online como o próprio gerador online do documento.

Danfe: por que ter um?

Com essas informações, você pode ter ficado com uma dúvida: se a nota fiscal eletrônica foi criada justamente para digitalizar e acelerar o processo de vendas, por que então imprimir uma cópia desse documento?

Para que serve o Danfe?

A princípio, a ideia de ter uma versão impressa de uma Nota Fiscal Eletrônica pode parecer contraproducente, mas a demanda surgiu por parte dos próprios vendedores e compradores.

Em várias ocasiões, os indivíduos envolvidos na transação precisavam de uma via impressa da nota fiscal, seja para constar a assinatura do destinatário e comprovar a entrega da mercadoria, seja para efeitos de fiscalização durante o transporte ou para facilitar a escrituração contábil da transação. Isso porque, por diversas vezes, o destinatário do produto ou serviço não é o comprador que, por sua vez, já teria acesso à nota fiscal original.

Vantagens de gerar o Danfe

Apesar de ser uma versão impressa da Nota Fiscal Eletrônica, o Danfe tem a vantagem de oferecer mais segurança e agilidade do que a própria NF-e. No caso de um extravio de mercadoria, por exemplo, perdê-la junto com a nota fiscal poderia gerar muito mais problemas do que simplesmente perdê-la com o Danfe, que apenas contém a chave de segurança para que NF-e original seja visualizada.

Como não tem valor legal de nota fiscal, o Danfe também pode ser reimpresso quantas vezes forem necessárias e, até por isso, não precisa ser armazenado pelo vendedor ou comprador do serviço ou produto. Isso porque, como ambos têm acesso à NF-e, podem gerá-lo novamente e comprovar a autenticidade da transação a qualquer momento que forem requisitados.

O Danfe só deverá ser armazenado no caso do destinatário não ser o mesmo indivíduo que fez a compra. Nesse caso, para comprovar a propriedade de determinada entrega, o destinatário deverá arquivar o documento pelo mesmo prazo legal exigido para as notas fiscais pelas autoridades.

Já a reimpressão obrigatória do Danfe deverá ser feita apenas no caso do extravio do documento antes da mercadoria ser entregue ao cliente por parte da transportadora.

Diferenças entre Danfe e Nota Fiscal Eletrônica

Como citado anteriormente, é importante ressaltar que o Danfe não é o substituto da Nota Fiscal Eletrônica. O documento não passa de uma versão simplificada da NF-e que não deve, nem poderia, ser gerado sem estar ligado à geração da própria Nota Fiscal do produto ou serviço prestado.

Por esse motivo, no caso de você ser o comprador e o destinatário de um mesmo produto, não aceite receber apenas o Danfe como comprovante e cheque se a chave de acesso que consta no documento realmente leva você à versão digital da Nota Fiscal que contém a descrição do produto e o valor pago. Fora isso, as informações contidas no Danfe devem condizer rigorosamente com aquelas que estão na nota fiscal.

No caso do vendedor, para facilitar o processo, o próprio Ministério da Fazenda recomenda que a emissão do Danfe seja feita por meio do mesmo sistema que gerou a NF-e. Assim, evita-se que haja qualquer incongruência de informações ou despadronização entre o documento e a nota fiscal correspondentes à mesma mercadoria.

Danfe: O que deve constar?

É importante dizer que, por ser uma versão simplificada e impressa da Nota Fiscal Eletrônica, o Danfe não contém obrigatoriamente todas as informações da NF-e (uma versão mais completa).

Mesmo assim, além dos já mencionados código de barras bidimensional e chave de acesso, no Danfe devem constar os dados do emissor da nota fiscal como razão social, endereço completo, CNPJ, inscrição estadual, o tipo de operação (se é entrada, saída ou outro) e o cálculo dos impostos do produto.

Se for o caso de uma mercadoria que está sendo transportada, também deve constar no Danfe a data e o horário de saída da entrega da mercadoria, a placa do veículo que vai fazer o transporte e qual transportadora é a responsável pela entrega.

Quando essas informações não constam no documento, assume-se que a mercadoria saiu da instituição comercial no mesmo dia em que a NF-e foi emitida. Isso, porém, pode gerar problemas caso não seja condizente com a realidade. Problemas desse tipo podem gerar multas e, em último caso, gerar um mal entendimento de que a mercadoria pode ter sido roubada, pois está sendo transportada de maneira irregular.

Danfe: Como gerar?

Justamente para que nenhuma informação se perca no caminho, o Danfe também deve seguir uma série de especificações e obrigatoriedades que criam um padrão na hora de ele ser impresso, que vão desde o tipo de papel até o tamanho da fonte utilizada para escrever.

Os interessados podem encontrar o layout já padronizado do Danfe no Portal da Nota Fiscal Eletrônica no site do Ministério da Fazenda, especificamente na parte Manual de Integração – Contribuinte. Mas, o mais importante é que o Danfe deve ter o tamanho mínimo de uma folha A4 (210 x 297 mm) e máximo de ofício 2 (230 x 330 mm), sendo que o papel não pode ser jornal independentemente do documento ser impresso no formato retrato (vertical) ou paisagem (horizontal).

Quando a transação comercial é feita fora do estabelecimento de origem, porém, o Danfe tem tamanho reduzido, inferior ao A4 e, nesse caso, leva o nome de “Danfe simplificado”.

Em todo caso, se o espaço previsto não for suficiente para apresentar todas as informações necessárias, o documento poderá ter mais de uma página desde que elas sejam numeradas e, em todas, constem:

• os dados do emitente (razão social, CNPJ e Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se houver);
• a frase “DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”;
• o número e a série da NF-e;
• o tipo de operação (se é entrada ou saída);
• o número total de folhas do documento; e
• o código de barras.

Além dessas, os emissores poderão incluir outras informações que julgarem importantes. Entre as mais comuns estão os dados do transportador e a descrição das mercadorias, além do logotipo da empresa. Essas informações “adicionais”, no entanto, não devem ultrapassar 50% do verso do documento e não podem atrapalhar a leitura da chave e do código de barras por parte dos leitores ópticos.

Para facilitar, os emissores poderão usar folhas soltas e individuais por Nota Fiscal Eletrônica, um formulário contínuo, um formulário pré-impresso ou, até mesmo, em caso de contingência, o Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).